Suatu perencanaan dengan program yang tertata dengan baik akan menghasilkan output yang baik pula. Baik dalam arti ketika perencanaan tersebut diaplikasikan, oknum-oknum yang berperan, bisa menjalankan tugas sesuai dengan peran masing-masing dan dilakukan dengan semaksimal mungkin. Tapi dalam menjalankan setiap peran yang dibebankan tersebut, organisasi harus mempunyai aturan dan juga harus diawasi oleh pihak independent yang dipilih dengan suatu kriteria tertentu agar perencanaan yang dibuat, bisa dilakukan sesuai dengan arahan. Disinilah disebut dengan manager. Dalam mengatur suatu organisasi, ada beberapa kriteria yang mesti dilakukan oleh seorang manajer. Diantaranya, ada beberapa kriteria seperti:
- Mampu memilih pekerja berdasarkan dari kemampuannya dengan pertimbangan utama pada kepribadian pekerjanya.
- Mampu membagi tugas kepada pekerjanya sesuai dengan kemampuan dan menciptakan kondisi lingkungan kerja sehingga pekerja pemula dapat belajar dari pekerja ahli.
- Dapat menumbuhkan motivasi pada pekerjanya misalnya dengan selalu memberikan komentar baik yang diimbangi dengan masukan dan kritikan.
Jika kriterianya demikian akan menjadi sesuatu yang sangat baik bagi manajer untuk dapat memahami kepribadian seseorang disamping memiliki kemampuan di bidang yang sedang dipegangnya. Jika tidak maka bisa jadi proyek yang dipegangnya akan menghadapi badai topan tanpa kesiapan awak kapal untuk menahan terjangan ombak yang akan berakibat "Manager memang tak selamanya bisa indah, Manager juga bisa berubah menjadi sakit" ( baris kalimat yang terakhir ini jangan terlalu dipikirkan, penulis sendiri juga kurang mengerti).
Manajemen Proyek merupakan pengelolaan sumber daya manusia. Komunikasi dan teamworking yang buruk, kurangnya dukungan manajemen atau buruknya perencanaan merupakan alasan utama kegagalan. Kesuksesan sebuah proyek tergantung dari siapa yang mengelolanya. Dengan demikian diperlukan seorang manajer yang dapat bekerja aktif, dinamis dan efektif.
Tuntutan untuk menguasai pengetahuan dan keterampilan manajemen proyek bagi para manajer akan meningkat di masa datang. Untuk itu, para manajer perlu memahami dan mengantisipasi peran apa yang akan dilakukan dalam masa mendatang.
Semua manajer proyek akan menangani semua hal yang berkaitan dengan proyek yang dipegangnya. Begitu pentingnya factor human capital dalam kesuksesan sebuah proyek, maka akan kita bahas beberapa karakteristik seorang manajer proyek yang efektif termasuk di dalamnya kemampuan-kemampuan apa saja yang harus dikuasainya.
Ada kalanya seorang manajer proyek menjadi pemimpin dan sebaliknya, oleh karena itu manajer proyek harus mampu membedakan mana yang akan dipimpin dan mana yang akan dikelola dan juga akan lebih baik jika menggabungkan keduanya. Ada perbandingan di antara keduanya jika ingin ditelaah lebih dalam; managers do things right, leaders do the right things (Tjiptono&Diana, 2003). Maksudnya adalah untuk posisi manajer, usaha untuk melakukan sesuatu dengan benar ditekankan, akan tetapi bagi seorang pemimpin, melakukan sesuatu yang benar dari beberapa alternatif itulah yang diwajibkan.
Shtub (1994) menggambarkan diagram kemampuan yang penting untuk dimiliki oleh seorang manajer proyek. Diantaranya adalah:
- Budgeting and Cost Skills
Manajer proyek dituntut untuk memiliki pengetahuan dalam hal analisis biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.
- Schedulling and Time Management Skills
Manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu secara baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk mengelola waktu ini manajer proyek harus mendefinisikan aktivitas-aktivitas yang diperlukan, misalnya dengan teknik WBS atau Work Breakdown Structure. Selain itu manajer proyek harus mampu memperkirakan waktu bagi setiap aktivitas secara realistis. Hal ini memerlukan kordinasi dengan tim proyek untuk menentukan estimasi berapa alam aktivitas tersebut dilakukan. Kemudian, manajer proyek harus mengatur waktu peringatan untuk mengindikasikan tanggal-tanggal kritis selama proyek berlangsung.
- Technical Skills
Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan teknis biasanya di dapat dari penimbaan ilmu khusus di bangku formal, misalnya Institut Manajemen Proyek, dan sebagainya.
- Leadership Skills
Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek menandakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja. Dengan ini manajer proyek dapat mempengaruhi bagaimana orang lain dapat bertindak dan bereaksi terhadap isu-isu proyek.
- Resource Management and Human Relationship Skills
Manajer proyek perlu memahami akibat dari kegagalan dalam mengelola sumber daya, oleh karena itu perlu kehati-hatian dalam menempatkan sumberdaya yang ada dan menjadwalkannya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan social dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para stakeholder. Seorang manajer proyek yang efektif harus mampu untuk menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan dan persahabatan dengan pihak lain, salah satunya dengan menjadi pendengar yang baik.
- Communication Skills
Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka.
- Negotiating Skills
Untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan negosiasi dititik beratkan disini. Tapi, manajer proyek harus memahami kepentingan manajemen atas sehingga dengan pemahaman ini manajer proyek dapat melakukan bargaining dengan pemikiran yang tenang dan jernih untuk memperoleh apa yang diinginkan. Selain kemampuan komunikasi yang baik, negosiasi juga memerlukan strategi dalam menarik dukungan manajemen atas atau sponsor mereka, bagaimanapun, pihak yang bernegosiasi harus dapat melihat loyalitas sang manajer terhadap mereka, baru kemudian akan muncul kepercayaan.
- Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills
Kemampuan menjual tidak hanya dimiliki oleh marketer saja, akan tetapi manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya. Dalam konsep TQM, kunci utama untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan adalah komunikasi secara terus-menerus antar pelanggan maupun antar tim proyek (Tjiptono&Diana, 2003).
- Problem Solving
Kemampuan manajer dalam menyelesaikan masalah secara efektif dan efisien.
Hal tersebut memang tidak mengherankan karena posisi Manajer Proyek memegang peranan kritis dalam keberhasilan sebuah proyek terutama di bidang teknologi informasi. Setidaknya ada 3 (tiga) karakteristik yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat kualifikasi seseorang untuk menjadi Manajer Proyek yaitu:
1. Karakter Pribadinya
- Memiliki pemahaman yang menyeluruh mengenai teknis pekerjaan dari proyek yang dikelola olehnya.
- Mampu bertindak sebagai seorang pengambil keputusan yang handal dan bertanggung jawab.
- Memiliki integritas diri yang baik namun tetap mampu menghadirkan suasana yang mendukung di lingkungan tempat dia bekerja.
- Asertif
- Memiliki pengalaman dan keahlian yang memadai dalam mengelola waktu dan manusia.
2. Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Proyek yang Dikelola
- Memiliki komitmen yang kuat dalam meraih tujuan dan keberhasilan proyek dalam jadwal, anggaran dan prosedur yang dibuat.
- Pelaksanakan seluruh proses pengembangan proyek IT sesuai dengan anggaran dan waktu yang dapat memuaskan para pengguna/klien.
- Pernah terlibat dalam proyek yang sejenis.
- Mampu mengendalikan hasil-hasil proyek dengan melakukan pengukuran dan evaluasi kinerja yang disesuaikan dengan standar dan tujuan yang ingin dicapai dari proyek yang dilaksanakan.
- Membuat dan melakukan rencana darurat untuk mengantisipasi hal-hal maupun masalah tak terduga.
- Membuat dan menerapkan keputusan terkait dengan perencanaan.
- Memiliki kemauan untuk mendefinisikan ulang tujuan, tanggung jawab dan jadwal selama hal tersebut ditujukan untuk mengembalikan arah tujuan dari pelaksanaan proyek jika terjadi jadwal maupun anggaran yang meleset.
- Membangun dan menyesuaikan kegiatan dengan prioritas yang ada serta tenggat waktu yang ditentukan sebelumnya.
- Memiliki kematangan yang tinggi dalam perencanaan yang baik dalam upaya mengurangi tekanan dan stres sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja tim.
- Mampu membuat perencanaan dalam jangka panjang dan jangka pendek.
3. Karakteristik Kemampuan Terkait dengan Tim yang Dipimpin
- Memiliki kemampuan dan keahlian berkomunikasi serta manajerial.
- Menghormati para anggota tim kerjanya serta mendapat kepercayaan dan penghormatan dari mereka.
- Berbagi sukses dengan seluruh anggota tim.
- Mampu menempatkan orang yang tepat di posisi yang sesuai.
- Memberikan apresiasi yang baik kepada para anggota tim yang bekerja dengan baik.
- Mampu mempengaruhi pihak-pihak lain yang terkait dengan proyek yang dipimpinnya untuk menerima pendapat-pendapatnya serta melaksanakan rencana-rencana yang disusunnya.
- Mendelegasikan tugas-tugas namun tetap melakukan pengendalian melekat.
- Memiliki kepercayaan yang tinggi kepada para profesional terlatih untuk menerima pekerjaan-pekerjaan yang didelegasikan darinya.
- Menjadikan dirinya sebagai bagian yang terintegrasi dengan tim yang dipimpinnya.
- Mampu membangun kedisiplinan secara struktural.
- Mampu mengidentifikasi kelebihan-kelebihan dari masing-masing anggota tim serta memanfaatkannya sebagai kekuatan individual.
- Selalu terbuka atas hal-hal yang mendorong kemajuan.
- Memahami secara menyeluruh para anggota tim yang dipimpinnya dan mengembangkan komunikasi efektif di dalamnya.
- Mampu menyusun rencana, mengorganisasi, memimpin, memotivasi serta mendelegasikan tugas secara bertanggung jawab kepada setiap anggota tim.
- Mendayagunakan setiap elemen pekerjaan untuk menstimulasi rasa hormat dari para personil yang terlibat dan mengembangkan sisi profesionalisme mereka.
- Menyediakan sedikit waktu untuk menerima setiap ide yang dapat meningkatkan kematangan serta pengembangan dirinya.
